初心者でも簡単！【Googleスプレッドシート】基本の使い方をわかりやすく紹介！

こんにちは！カイマイママです。

みなさん、Googleスプレッドシートを使っていますか？

カイマイママは、長年【Microsoft Excel】を使ってきましたが、クラウドワークスで受注した仕事でGoogleスプレッドシートを使うことになり、慌てて学びました。

Googleスプレッドシートは、Googleが提供するオンラインの表計算ツール。特別なソフトウェアをインストールしなくても、インターネット接続があればどこからでもアクセスでき、しかも無料で使えます。オフラインでの使用も設定できます。

実際に使ってみるとその便利さに驚き！スマホアプリもあります。

まずは基本の操作を覚えれば、誰でも簡単に使うことができます。

このページでは、初心者でも簡単に始められるGoogleスプレッドシートの基本的な使い方を、わかりやすく紹介します！

Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートは、Googleが提供するオンライン表計算ソフトです。Microsoft Excelと似ていますが、

• インターネットに接続していればどこからでも利用可能
• 複数人でリアルタイムに編集可能
• 無料で利用可能

という特徴があります。

スプレッドシートを開く方法

すると、下のようなシートが開けます。

基本的な操作方法

スプレッドシートの基本的な操作はExcelとよく似ていて、セルにデータを入力し、数式を使用して計算を行うことができます。Excelに慣れている人は、スムーズにGoogleスプレッドシートを利用できると思います。

セルの入力と編集

• セルをクリックして入力：セル（マス目）をクリックすると、文字や数字を入力できる状態になります。
• 確定：入力後にEnterキーを押すと入力が確定します。
• 再編集：再びセルをダブルクリックすると、入力内容を編集できます。
• 複数行の入力：Alt + Enterを押すと、セル内で改行ができます。

セルのコピーと貼り付け

• コピー：セルを選択して右クリックし「コピー」を選択します。またはCtrl + C を使います。
• 貼り付け：貼り付けたい場所を右クリックし「貼り付け」を選択します。またはCtrl + V を使います。
• 貼り付けオプション：特定の形式（値のみ、書式のみなど）で貼り付ける場合、貼り付け後のセル右下に表示されるアイコンをクリックして選択します。

※Ctrl + は、Windowsの場合の操作方法です。

行や列の追加

• 行の追加：行番号を右クリックして「上（下）に1行を挿入」を選択。
• 列の追加：列の文字（例: A, B, C）を右クリックして「左（右）に1列を挿入」を選択。
• 複数行・列を追加：複数の行や列を同時に追加したい場合、複数選択して右クリックすると一度に追加できます。

データ整理の方法

セルの結合

• 複数のセルを選択して、ツールバーの「セルを結合」ボタンをクリックします。
• 結合方法（全体を1つのセルにするなど）は、ドロップダウンメニューから選択できます。

書式設定

• 文字の色や太さ：ツールバーの「B」アイコンで文字を太字にしたり、カラーパレットアイコンで文字色を変更したりできます。
• セルの背景色：ペイントアイコンを使ってセルの背景色を設定します。
• フォントやサイズの変更：フォントの種類や文字サイズもツールバーから簡単に調整できます。

フィルタの活用

フィルタを使う手順

1. データ範囲を選択
   • フィルタを適用したいデータの範囲をドラッグで選択します。
2. ツールバーの「フィルタ」ボタンをクリック
   • ツールバーにある「フィルタ」アイコン（じょうごの形）をクリックします。
3. フィルタオプションを設定
   • 各列の右端に小さなフィルタボタンが表示されます。
   • フィルタボタンをクリックすると、条件を選んでデータを絞り込むことができます。

フィルタの活用例

• 特定の値を持つデータだけを表示する。
• 昇順や降順でデータを並べ替える。

フィルタを使うことで、膨大なデータの中から必要な情報を素早く見つけることができます。

シートを保存する

Googleスプレッドシートは、自動で変更内容を保存してくれますが、画面左上の“無題のスプレッドシート”をクリックし、新しい名前を入力しておくと管理しやすくなります。

他の形式で保存することもできます。

• メニューバーの「ファイル」>「ダウンロード」から、Excel形式（.xlsx）やPDF、CSVなどの形式で保存できます。

シートを共有する

Googleスプレッドシートでは、簡単に他のユーザーとシートを共有して共同作業ができます。

共有の手順

1. 右上の「共有」ボタンをクリック
   • シートの右上にある「共有」ボタンをクリックします。
2. 共有する相手を設定
   • メールアドレスを入力：特定の人と共有したい場合は、その人のGoogleアカウントのメールアドレスを入力します。
   • リンクを共有：多くの人と共有する場合、「リンクを知っている全員がアクセス可能」に設定することもできます。
3. アクセス権限を設定
   • 「閲覧者」：データを読むことしかできない。
   • 「コメント可」：コメントを追加できる。
   • 「編集者」：データの編集ができる。
4. 共有を完了する
   • 「送信」ボタンをクリックすると、設定した相手に共有通知が届きます。

スプレッドシートをもっと活用するには

関数を活用する

Googleスプレッドシートには多くの便利な関数があります。以下はよく使われる関数の例です。

データの視覚化

グラフを使えば数値データを視覚的に表現でき、データの傾向や比較を簡単に把握できます。

基本的なグラフの作成手順

1. データを選択
   • グラフにしたいデータ範囲をドラッグで選択します。
2. メニューから「挿入」→「グラフ」を選択
   • 自動的に適切なグラフが挿入されます。
3. グラフの種類を変更
   • 右側の「グラフエディタ」で、棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなどに変更できます。

グラフエディタのカスタマイズ

• タイトルとラベル：グラフタイトルや軸ラベルを編集して分かりやすくします。
• 色とスタイル：各データ系列の色や線の太さを変更して、見やすく調整できます。
• データの追加や除外：必要に応じてデータ範囲を変更できます。

コメント機能を使う

Googleスプレッドシートでは、セルにコメントを追加して共同作業を進められます。

1. コメントを追加 コメントを入れたいセルを右クリックして「コメントを挿入」を選択します。
2. コメントの返信・解決 他のユーザーがコメントを追加した場合、それに返信したり解決済みにすることができます。

スマホアプリで使う

Googleスプレッドシートは、スマホでも利用できます。

1. アプリのインストール Google PlayやApp StoreからGoogleスプレッドシートアプリをインストールします。
2. パソコンとの同期 Googleアカウントでログインするだけで、パソコンで作成したスプレッドシートと同期されます。

まとめ

Googleスプレッドシートは、日常からビジネスまで幅広く活用できる強力なツールです。最初は基本操作から始めて、少しずつ便利な機能を学んでいくのがおすすめです。どこからでもアクセスできる便利さを活かして、日常や仕事で活用してみてください！